Настройка отчетов KPI (выполнение плана)

KPI-отчет (key performance indicators, ключевые показатели эффективности) показывает динамику выполнения плана и позволяет руководителю контролировать ситуацию, а сотруднику отслеживать свой результат.  

 

Вы можете создать план любого типа, использовать любые параметры:

• характеризующие эффективность продаж (количество сделок или объем выручки), 
• процессные  (число совершенных звонков, количество заведенных или обработанных объектов). 

Важно! Данные, по которым рассчитывается выполнение плана, необходимо регулярно вносить в базу CRM.

KPI-отчет  является частным случаем графического отчета. Для любой метрики можно задать:

• значение плана, 
• период расчета, 
• сотрудников, на которых  этот план будет распространяться.

 

Для создание KPI отчета первоначально необходимо добавить значения плана.

Для этого перейдите на страницу Меню — Отчеты — Вкладка «Значения плана»

Нажмите на кнопку «Новый план»

Введите название и, если необходимо, описание

Далее заполните поля добавления значения плана

Сотрудники, имеющие доступ к редактированию плана - здесь вы можете выбрать сотрудников, кто сможет заходить в настройки значений этого плана и корректировать/добавлять новые значения

Период действия — время в течение которого будет действовать данное значение плана, например: с 1 января 2024 по текущий дату (в этом случае имеется в виду, что отчет будет действовать до даты генерации отчета, т. е. срок каждый день продляться будет далее)

Период отчета — можно выбрать следующие значение: день, неделя, месяц, квартал, год, число дней и любой. При всех значениях, кроме «любой», отчет будет строиться только в том случае, если выбран соответствующий период. Например, если установлен план на квартал, то при построении отчета нужно выбирать именно квартальный промежуток времени.

При установки значения «любой» отчет будут строиться при выборе любого периода отчета. План в этом случае будет рассчитываться пропорционально, в расчете введенного значение на 30 дней.

Субъект отчета — здесь необходимо выбрать субъекты (отделы, филиалы, сотрудники) для кого будет строиться отчет. При установке варианты: «любой» значения плана устанавливается на каждого сотрудника компании

Метод расчета — выбор варианта: план ставиться на каждого сотруника выбраного субъекта или на весь субъект целиком. Например, в поле Субъект отчета выбран Отдел продаж, то в зависимости от выбора «Метод расчета» план назначается на весь отдел целиком или на каждого сотрудника отдела.

Значение — введите численного значение плана. Если в поле «Период отчета» выбрано «любой» - то это значение в расчете на 30 дней, либо на выбранный в этом поле период, например квартал

Важно! Для установки нового плана на новый период нужно добавить новое значение плана, а не редактировать существующий — это позволит записывать историчность планов. Другими словами, если вы строите отчет KPI за прошлые периоды, значения планов будут браться за эти периоды.

 

После добавления значений плана создайте KPI отчет

Добавьте необходиме метрики (приципы построния метрик как стандартных отчетах)

В поле «На основе плана» выберите то значение плана, которые вы внесли ранее.

После сохранения KPI отчет готовы к использованию.

 

---

Устаревшая версия KPI отчетов (не поддерживается)

Как создать KPI-отчет?

Чтобы создать KPI-отчет,  перейдите в раздел ГЛАВНОЕ МЕНЮ →ОТЧЕТЫ →вкладка KPI (выполнение плана). Нажмите кнопку "Новый шаблон отчета". В окне "Редактирование отчета"  введите название отчета и добавьте:

 

• метрики (метрики в шаблоне KPI-отчета создаются по тем же принципам, что и в графических/табличных отчетах).
• субъект отчета (это те сотрудники ( отделы, филиалы или группы), для которых будет задан план). 

 

2. Толкование метрики. В этом поле в произвольной форме опишите, на основании каких данных строится отчет. Эта информация предназначена для ваших сотрудников.

 

3. Выборка из базы. Укажите, какие данные пойдут в метрику. 

 

5. Успешный. Определите, как трактовать результат выполнения плана. 

• Выше плана. В этом случае успешным будет все, что больше значения метки или значения A (начального значения). Например, план выполнен, если звонков больше метки 20 (или находится в пределах значений  20-30 и выше). 
• Ниже плана. В этом случае успешным будет все, что меньше метки или значения B (конечного значения). Например, план по количеству жалоб на сотрудника за год или количеству сорванных сделок в месяц. План выполнен, если сорвано сделок меньше метки 10 (или находится в пределах значение 5-10 и ниже).

6. Период. Это временной промежуток, за который (по умолчанию) рассчитываются результаты плана. Например, каждый день сотрудник видит на своем рабочем столе отчет по выполнению плана за предыдущий день.

7. Результат . В данное поле добавьте одну или несколько "Выборок" из базы. 

 

Как выглядит KPI-отчет?

После того, как вы внесете настройки для каждого субъекта отчета (сотрудника, группы, филиала или отдела),  для каждой метрики будет сформирован план (от значения А до значения В или больше/меньше метки), а также период расчета.

• Красная зона

Успешный – выше плана. 

Если значение метрики за этот период расчета меньше значения А (или метки), то значение подсвечивается красным (план не выполнен, плохо). 

 

• Желтая зона

• Зеленая зона

 

Вы можете выбрать один из вариантов отображения KPI-отчета (всего два варианта). Браузер сохраняет выбранный вами вариант интерфейса. Когда вы повторно откроете отчет, он будет выглядеть так, как при последнем вашем просмотре. 

Отчет KPI можно также вынести на рабочий стол.  

Возможно вам также будет интересно: Краткая пошаговая инструкция по настройке выгрузки на доску объявлений