В любой компании много разных типовых и индивидуальных процессов. Они затрагивают производство, финансы, взаимоотношения с клиентами, то есть все внутренние и внешние операции. И от каждого из них зависит успех общего дела. 
Бизнес процесс это последовательная цепочка действий с заданной логикой. Не работает без участия людей: сотрудники, партнеры, потребители, поставщики. Даже в индивидуальных БП всегда участвует другие лица, например, заказчик, покупатель.
Обычно автоматизация БП удел больших компаний, малым не до того или не в приоритете, на первом месте прибыльность и стремление закрепиться на рынке. И все же небольшим компаниям проще разработать и настроить БП. Плюсы: все процессы под контролем с самого начала. Масштабирование пройдет менее безболезненно. 

Единого шаблона для всех нет, для каждой компании будет свой набор и свои БП. 

Типы бизнес процессов

Основные — те, что отвечают за создание, производство, продвижение, логистику, продажу продукта и влияют на его стоимость, и ценность для потребителя. Обеспечивают основной доход компании. Алла владеет ателье по пошиву пальто. Ее основная цепочка БП стартует с обращения клиента → далее выбор материала и модели → снятие мерок → пошив и примерки → готовое пальто. Результат измеряется степенью удовлетворения клиента.

Вспомогательные — это все внутренние процессы компании. Отвечают за финансы, бухгалтерию, контроль и управление командой сотрудников. Увеличивают конечную цену продукта, но не интересны и не несут ценности для потребителя. К примеру, покупателя недвижимости не волнуют кадровые проблемы риелторского агентства. 

Управленческие — все, что связано с управлением, планированием, регулированием и контролем. Например, найм и повышение квалификации сотрудников. Или стратегические процессы: для развития компании и поддержания ее конкурентоспособности. 

Как понять, что перед вами подлинный БП

Если он:
  • Целостный. То есть решает задачу и описывает действия, выполнив которые можно достигнуть предполагаемого результата. 
  • Описан простым доступным языком. Воспринимается легко.
  • В нем учтены все этапы и участники процесса.
БП неэффективны когда: 
  • Есть уязвимые места. Так некоторые этапы могут притормаживать процесс из-за закравшейся ошибки, человеческого фактора, оборудования или ПО. Например, менеджер обрабатывает только половину входящих заявок или пропускает сроки, когда нужно перезвонить клиенту, отправить коммерческое предложение, прайс-лист.
  • Некоторые действия, этапы дублируют друг друга. Например, двойная отправка документа на согласование.
  • Нет прозрачности и руководителю сложно отслеживать этапы процессов, смену статусов, действия сотрудников и оценивать их продуктивность. 
  • Есть проблемы с интеграцией. Например, несовместимость с имеющимся ПО со всеми вытекающими: сбои, проблемы коммуникации. 
  • Не все БП должны быть коммерческими, то есть приносить прибыль. Успешность каждого измеряется и отслеживается по контрольным ключевым показателям или по достижению конечной точки.

Зачем описывать бизнес процессы


Представьте ситуацию 
- Сотрудник сломал ногу и сможет выйти на работу не раньше чем через месяц. Временно поставили на его участок другого, но есть проблема, те же операции он выполняет по-своему и дольше по времени.

- Сотрудники что-то делают, но толком не понимают что и зачем. Не могут четко сформулировать, в чем заключается их работа и должностные обязанности.

- Руководитель видит бурную деятельность, но не всегда знает, кто чем конкретно занимается. 

- Каждого нового сотрудника приходится инструктировать на словах.  

- Имеющиеся инструкции не используются и формальны. 

- Сотрудники перекладывают обязанности друг на друга. Нет согласованности между отделами/филиалами.

- Штат расширяется, но работа все равно неэффективна.

- Частая путаница с документами: могут теряться, нужно искать, у кого из сотрудников нужный договор на согласовании в данный момент, выяснять последняя это версия или нет. 

- У конкурентов та же работа выполняется в два раза быстрее. 

Все эти моменты вносят хаос в работу, поэтому и нужно описывать БП.
  • Чтобы каждый из участников понимал свою функцию, сроки и степень ответственности. А новые сотрудники быстро включались в работу. 
  • Для возможности оценки результата и успешности бизнеса.
  • Чтобы отслеживать эффективность работы компании и вовремя находить проблемные участки. Например, в ситуациях, когда слишком долго согласовываются документы, теряются заказы, нескоординированна работа сотрудников (например, отдела продаж и склада). 
  • Для оценки преимуществ, перспектив и стратегического планирования.

Как описывать бизнес процессы

Идеальных БП не существует. Всегда есть потенциал для доработки, что-то упростить, усовершенствовать, скорректировать. БП у каждой компании свои, а вот алгоритм для описания один.
  • Назначить участников БП. Собрать данные, проанализировать и изучить последовательность действий каждого сотрудника занятого в цепочке. 
  • Придумать названия для БП и обозначить цели. 
  • Отметить начальную и конечную точку процесса.
  • Обозначить все этапы БП.
  • Назначить исполнителей для каждой стадии, ответственного за весь БП и  их полномочия.
  • Определиться со сроками и с потенциальными результатами. 
  • Описать в виде таблицы, блок-схемы или другом удобном виде так, чтобы это было понятно даже новичку.
  • Настроить БП в CRM.
  • Провести инструктаж сотрудников. 

Как настроить бизнес процесс в INTRUM

Компания может быть небольшой с минимумом сотрудников или большой с отделами, филиалами, производством и собственным складом, и логистикой. И в обоих случаях руководителю нужно разбираться во всех процессах и отслеживать их эффективность. При обычной работе это сделать довольно сложно, информация доходит через отчеты, совещания и ответственных. Если есть CRM и настроены БП, все это можно регулярно мониторить в системе. 
Когда БП описаны и автоматизированы легче понять, что происходит на каждом из этапов и сделать выводы, надо ли улучшать и если да, то что. 

В INTRUM настраивать бизнес процессы по своей логике можно с контактами, объектами, заявками, рассылками — с любыми сущностями. Чтобы создать БП самостоятельно, нужно перейти через административную панель в соответствующий раздел (доступно только администраторам системы).


Здесь же можно активировать уже готовый из библиотеки бизнес процессов 


В случае необходимости обратиться за помощью или советом в техподдержку INTRUM.

Запомнить

  1. БП есть в любой компании, но не у всех они описаны и регламентированы.
  2. Единого шаблона для БП нет, у каждой организации они свои. 
  3. Чтобы БП работали эффективно нужно их проанализировать, поэтапно описать, назначить исполнителей, и автоматизировать в CRM.

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках