Когда рабочему процессу требуется максимально гибкий подход, и в наличии имеется организованная, мотивированная команда — нужен канбан. Данная методология используется в функционале CRM INTRUM: в ведении сделки по стадиям и в задачах.

Немного о фактах

Метод канбан родом из Японии. Если перевести "канбан" дословно, получим сочетание kan – "визуальный, наглядный" и ban – "карточка, листок, доска". Впервые термин прозвучал в книге японского инженера и предпринимателя Тайити Оно «Производственная система Toyota», а затем, в 1959 году, методику опробовали на практике и ввели в рабочие процессы компании. Суть канбана — в достижении стабильных результатов через визуализацию процесса, за счет чего легче найти и обезвредить уязвимые места и недочеты, из-за которых тормозится производство и «съедается» время; сокращение затрат за счет своевременного выполнения задач — точно в срок.

На практике это выглядит примерно так:

  • Сначала разрабатывается план на год — далее на его основе сотрудники набрасывают общий план на месяц или для конкретного участка производства. За ориентир берется прогноз спроса покупателей.
  • Составляются посуточные графики для работы конвейера.
  • Передача заказа на изготовление деталей по этапам осуществляется при помощи цветных карточек В и НА контейнерах для деталей. Карточки заказа — с указанием количества продукции, которую нужно изготовить для следующего участка. В карточках отбора прописаны вид и число деталей, которые должны поступить с предыдущего этапа сборки. По ним специалистам легче отслеживать ресурсы, полученные с прошлого участка.
  • У каждого руководителя отдела на специальной доске закреплены дубликаты карточек для контроля процесса.
  • В итоге: бесперебойное конвейерное производство: заказы на нужные детали поступают точно в срок, руководству виден весь процесс, все задержки и простои.

Механизм канбан помогает выявить и оптимизировать проблемные участки. Например, сэкономить на хранении запасов, а именно — четко и дозировано поставлять ровно столько ресурсов, сколько нужно для производства продукции. Рассчитывать объем потребностей для каждой стадии, ориентируясь на запросы последующей. И пусть методология родом из прошлого века, принципы канбана до сих пор живы и не утратили своей актуальности. Правда со временем область применения техники порядочно расширилась и сейчас гармонично вписывается не только в производство, но и в другие сферы: продажи, разработку ПО, проектную работу и пр.

канбан в действии

Следующий шаг — переходим к визуализации. Выглядит это так:

  • Берется некая условная доска: деревянная, магнитная, ватман или электронная. Делается разбивка работы по этапам в виде столбцов. Причем графы могут быть самые разные: "Наименование задания", "В процессе/В работе/В обработке", "Готово" и т. п. Деление на столбцы произвольное — от элементарного до сложного, от 3 и более. Все зависит от многоступенчатости процесса и удобства. 
  • Для обозначения задач понадобятся карточки/стикеры, они будут перемещаться по стадиям процесса. В конце каждой стадии — законченная деталь или цельный продукт, готовый к отгрузке клиенту.

Удобно, что ограничений по времени исполнения нет: каждый трудится над своим заданием из общего списка от начала до конца. Процесс завершен, когда задача готова. На выходе получаем организованную работу без авралов и простоев; количество задач можно менять, если возникла «заминка» на каком-то этапе или,  напротив, уже все выполнено. Сам процесс непрерывен, так как задачи ранжируются и спускаются исполнителям в порядке очередности с учетом степени важности. 

Сокращение времени на путь задачи от постановки до готовности — основная забота канбана.

полюсы канбана

  • Идеален для организованных и нацеленных на результат команд;
  • Нет жестких дедлайнов;
  • Задачи могут видоизменяться и добавляться на любой стадии;
  • Обеспечивает равномерное распределение нагрузки между сотрудниками;
  • Четкая структурированная и систематизированная система с упором на постоянное совершенствование результатов;
  • Рациональное управление трудовыми ресурсами;
  • Вариативность и адаптивность.

минусы канбана

  • Для лучших результатов и командного решения трудных задач умения специалистов должны перекликаться;
  • Отсутствие фиксированных рамок и ограничений по срокам расслабляет.

 канбан-доска и CRM

Зачем портить стены, когда есть CRM? Принцип — тот же. Те же карточки, листики, цветные стикеры — только на виртуальной доске. В CRM INTRUM такая система уже реализована в управлении продажами и в задачах.

Пример планирования работы отдела продаж.

Можно поделить процесс сделки на столбцы:

  • "Заявка" (через сайт, звонок, на месте)
  • "Детализация/предварительная обработка" (звонок, письмо)
  • "Оплата и переадресация на склад" 
  • "Комплектация"
  • "Отгрузка клиенту"

 Название и количество столбцов определяется на усмотрение команды.

Кому подойдет

  • Сплоченным, мотивированным командам квалифицированных специалистов, ориентированных на результат и совершенствование, а также готовых прийти на выручку в случае возникновения трудностей на каком-то из этапов.
  • Для проектной работы с непрерывным потоком задач.
  • Когда нужна вариативность/гибкость, а не строгое соблюдение плана и сроков исполнения.

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках.