Олег, владелец мастерской по пошиву обуви на заказ. Ему приходится часто иметь дело с поставщиками. Заказывает материалы и фурнитуру. Нередко попадаются недобросовестные партнеры, нарушают договоренности, срывают сроки поставок. Приходится в срочном порядке искать альтернативные варианты, чтобы не подвести и не потерять своих клиентов. В результате  дополнительные расходы и потраченные нервы. 

Как обезопасить себя и свой бизнес

Переговоры

Отправная точка выстраивания деловых взаимоотношений. Причем речь не только о личных встречах за круглым столом, но и всех предшествующих им реверансам: телефонные переговоры и прочие договоренности. Немного внимательности и уже на этом этапе можно многое понять о будущем партнере. Отношение к вам, воспринимают всерьез или нет. 

Юля, дизайнер. Оформляет цветами помещения для различных мероприятий от свадьбы до презентаций. Недавно от крупной компании N она получила предложение долгосрочного сотрудничества. На переговоры прислали человека совершенно не владеющего информацией, он так и не смог дать ни одного внятного ответа. Юля решила выйти напрямую на руководителя и обсудить условия сотрудничества. Но директор компании не удостоил ее своим вниманием сославшись на занятость и снова отправил решать все вопросы к тому же сотруднику.

В данном случае даже если компания надежная, но вы сталкиваетесь с таким отношение стоит хорошенько подумать, а ввязываться ли? Стоит ли игра свеч? Если изначально такое отношение, значит скорее всего, и в дальнейшем могут возникнуть проблемы и свои деньги придется в прямом смысле выгрызать. 
Обратная ситуация. С первой встречи вы наблюдаете аттракцион неслыханной щедрости скидки, бонусы и прочие прогибы, причем без усилий и намека на просьбу с вашей стороны — стоит насторожиться. И наоборот, если единственное условие партнерских отношений деньги вперед и никаких уступок сразу все понятно, даже настораживаться не надо. 

Документы 

Для надежности не лишним будет запросить стандартный пакет документов: учредительные, свидетельство ЕГРЮЛ и о постановке на учет в налоговой, свидетельство права собственности на помещение где располагается компания или копию договора аренды. Можно провести небольшой мониторинг бухгалтерской отчетности, оценить объемы и структуру баланса компании на наличие собственных и заемных средств. 

Альтернативный вариант

Почерпнуть сведения можно из открытых баз данных и официальных источников. Чем выпрашивать бумажки проще пробить партнера по интернету через сайт ФНС. Здесь можно узнать зарегистрирована ли компания в ЕГРЮЛ или нет для чего ввести ОГРН, ИНН или название организации. Узнать кто ее руководитель/учредитель. Для подстраховки на будущее и для налоговой сделать скриншоты страниц с данными о партнере, это будет доказательством факта проверки в случае претензий со стороны налоговой. 

Досье на будущего делового партнера можно собрать в форме копий с документов, выписок из ЕГРЮЛ, сканированных копий и скриншотов с экрана монитора.
После online проверки можно собирать документы. Но и это не гарантирует добросовестности партнера.
Сотрудники ФНС советуют. Обращайте внимание на: 
  • реальный руководитель или номинальный;
  • анализ финансовых передвижений (транзитные или нет);
  • наличие трудовых ресурсов.

Можно сделать запрос в свою налоговую с просьбой представить сведения о поставщике: сдается налоговая отчетность или нет, вовремя ли сдаются декларации. Не забудьте сохранить копию письма и квитанцию об отправке и копию уведомления о получении на всякий случай, даже если не дождетесь ответа. 

Отзывы и рекомендации

Не поленитесь навести справки о компании. Речь идет о вашем бизнесе и деликатность в данном вопросе неуместна. Ненавязчиво выясните у потенциального партнера, с какими компаниями сотрудничал, чтобы потом проверить так ли это. Запустите цепочку знакомых-знакомых по выходу на компании, которые по логике могли иметь дело с этим поставщиком. 

Пробная сделка

Все проверили, но сомнения остались, да и интуиция говорит 'не доверяй', но поставщик нужен — проведите тестовую сделку. То есть небольшой заказ, который не нанесет ущерба вашему бизнесу, не ударит по финансам и не скажется на сроках. В идеале с оплатой по факту или минимальным авансовым платежом. Если партнер неблагонадежный скорее всего отсеется. 

Партнер иностранец

Можно сэкономить и положиться на свой терпимый английский или нанять профессионального переводчика. Дело не в вас дело в бизнесе, а потому лучше подстраховаться. Вы можете не знать специальной терминологии или не поспевать за темпом речи собеседника или партнер может попасться со специфическим произношением. К примеру, французы не переносят ошибок в языке и могут вам этого не простить. Поэтому если только вы не владеете им виртуозно, найдите хорошего переводчика. 

Учитывайте менталитет и особенности культуры партнера

Культура и правила ведения бизнеса у всех разные.  Американцы считают, что великолепно разбираются в тонкостях бизнеса любой страны и ценят, когда их партнеры отлично знают рынок и умеют четко формулировать свои цели и предложения. Не начинайте переговоры с французами за обедом, пока не подадут кофе, иначе вас посчитают дурно воспитанным человеком. Немецкие партнеры уважают пунктуальность, рациональность, и порядок во всем. В Азии понятие о времени и сроках отличается от нашего. Поэтому лучше подстраховаться и заранее обговорить и прописать сроки и штрафные санкции в договоре. Для китайцев очень важен статус переговорщика. Чем выше, тем лучше. Не рассчитывайте на быстрые переговоры, они могут длиться по несколько недель. Договоренности с японцами будут в силе до тех пор, пока будут сохраняться все озвученные и прописанные условия.

Доверяйте интуиции

В психологии есть такой прием отключить слух и полностью сосредоточиться на картинке, в нашем случае на собеседнике. Так можно понять о человеке гораздо больше. Говорит правду или юлит, пытается скрыть нервозность за жестами или открыт к диалогу. Смотрите, анализируйте и прислушивайтесь к своей интуиции. Единственное не забудьте взять на переговоры помощника, который будет вашими ушами или на крайний случай диктофон.

Запомнить 

  • Будьте внимательны на переговорах.
  • Проверьте по возможности стандартную документацию нового контрагента.
  • Общайтесь с иностранными партнерами через профессионального переводчика. Учитывайте не только разницу во времени, но и в правилах ведения бизнеса. 
  • Доверяйте своему чутью.

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках.