Типичная ситуация для риелторского бизнеса

У Тамары свое АН, обширная база собственников и 5 опытных агентов. Так было пока двое из сотрудников не решили вдруг уволиться и прихватить с собой часть объектов из базы, самые вкусные. Теперь у Тамары в сухом остатке минус 2 агента, уже не такая обширная база и новый конкурент. 

Двойным агентом может оказаться как старый сотрудник, так и новичок.  

Павел принял на работу стажера и после испытательного срока открыл доступ к базе. Вскоре после этого несколько прибыльных объектов перехватили конкуренты и только случайность помогла Павлу вычислить, что новый сотрудник был засланным казачком. 

Может быть и такая ситуация, агент принял входящий от потенциального клиента и скрыл информацию о звонке, не занес полученные данные в базу (взял объект себе).

Чем больше сотрудников в компании, тем сложнее проконтролировать каждого и обезопасить базу данных от «левых» сделок.  

Вася официально работает в АН. К нему обратился Петя, у него есть квартира и он хочет быстро и выгодно ее продать, но если обращаться в АН официально, придется заплатить 3%. Петя предлагает Васе не рассказывать о сделке начальству, в обмен на 2% от сделки, но лично в руки, это выгоднее обоим. Если Вася будет заниматься этим в личное время и рекламировать объект «за свои» претензий к нему нет, но если он задействует ресурсы компании получается, что клиент украден и компания недополучила прибыль.


Инициатива может исходить и от риелтора. Есть объект в базе недвижимости и с ним работает агент. Он может найти покупателя, договориться с продавцом, чтобы тот снял объект с продажи (чтобы удалить из базы) взамен на меньшую комиссию и оформить сделку в обход компании и забрать процент себе. 

Какие меры предосторожности помогут защитить базу

Если

Перевести базу и всю работу в CRM, если еще не сделали этого. Это поможет избавиться от серых схем и сделать работу максимально прозрачной, т. к. в системе уже предусмотрены ключевые инструменты безопасности.

Записывать звонки. Так в INTRUM можно записывать разговоры, проверять  объекты, которые были занесены или не занесены в базу. Допустим из разговора выяснили: звонил собственник, хотел найти арендаторов через АН, но данных в базе об этом объекте нет. Зато есть вопросы к сотруднику, принявшему звонок...

Разделить права доступа для сотрудников. Скажем, если в базе 1000 объектов, можно разделить по 200 объектов на каждого из агентов. То есть по факту каждый будет видеть только свой список, для всех остальных доступ будет закрыт. С одной стороны, это ограничит возможности агентов уводить клиентов у коллег (что случается в больших АН). С другой, если один из сотрудников вдруг уволится, потери будут минимальны. Настроить права доступа можно на просмотр/редактирование задач, сделок, карточек клиентов/объектов или отдельных полей (например, контакты). 

И еще можно разграничить права доступа к базе для разных типов сотрудников: для проверенных временем агентов, для новичков/стажеров. 

Активировать логирование и отслеживать, и анализировать активность пользователей в системе: время и число входов в CRM, просмотр разделов, карточек, редактирование/удаление данных, задач. 

Реальная ситуация одного из АН.  У агента, назовем его Семен, в задачах стоял подбор 1-комн. квартиры для аренды. Но при просмотре журнала истории действий сотрудников руководитель заметил, что в течении 3-х дней тот активно просматривал 2-комн. квартиры, выставленные на продажу. В этот же период один из объектов был снят собственником с продажи. Заподозрив неладное руководитель АН позвонил собственнику и тот проболтался, что «ваш риелтор» нашел для него покупателя. После серьезного разговора Семена на первый раз простили (т. к. доказательств, что это не единичный случай не было) и разрешили провести сделку, но уже официально. А в качестве штрафа уменьшили сумму вознаграждения.  

Еще при попытке сотрудника сделать экспорт базы в системе это зафиксируется и в случае утечки можно будет сопоставить сроки и вычислить виновного. 

Также можно настроить ограничение по IP для разных сотрудников, чтобы они могли заходить в систему только с рабочих ПК. Например, чтобы у агентов не было возможности работать с базой из дома или скопировать. Также вместе с этим вы можете создать для отдельной группы сотрудников (например, руководства) отдельное правило, чтобы они могли работать в CRM с любого IP адреса. 

Чтобы замести следы сотрудник может отредактировать или удалить отдельные данные. Если в обычных программах это сделать достаточно просто, в CRM нет. Сотрудник может удалить объект/клиента и прочие данные только в архив.

В любой момент эту информацию можно восстановить. Установить отметку на безвозвратное удаление может только администратор. Если никто из администраторов не отменит эту процедуру через 7 дней, данные будут удалены безвозвратно. 
Эти меры предосторожности не обезопасят базу данных полностью, но помогут вовремя вычислить недобросовестных сотрудников и снизить вероятность кражи.  

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках