Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен. Обзор книги

Не стоит рвать волосы на голове, если вы ничего не успеваете, а мозг готов взорваться в любую минуту от обилия «мне нужно», «я должен», «главное не забыть». Прочтите книгу

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен. Обзор книги

Новая методика для новой реальности

Ежедневно нам приходится сталкиваться с множеством задач и чтобы продуктивно работать, сохраняя при этом ясную голову, спокойствие и контроль над ситуацией необходим особый подход. Метод, которому предлагает следовать Дэвид Аллен, основан на двух принципах и подходит ко всем сферам жизни, будь то личная или профессиональная. А именно:

• скомпоновать все задачи вне не зависимости от их приоритетности и дедлайнов в упорядоченную систему
• оперативно реагировать на новые задачи, иметь продуманный план действий

В ситуации, когда на нас в буквальном смысле сваливаются горы информации и куча идей, которые роятся в голове – зачастую мы оказываемся к этому просто не готовы. Нам сложно придерживаться намеченного плана дел, когда приходится постоянно отвлекаться на телефонные звонки, почту или попутные задания от начальства. А календаря и списка задач на день не достаточно, когда уже не понимаешь что важно, а что второстепенно.
Почему дела «не отпускают»?

• отсутствие видения желаемого результата
• не продуманна цепочка последовательных действий
• не сформирована прозрачная система напоминаний необходимых шагов

Как с этим бороться?

Пока что-то гнетет ваши мысли – сознание связанно. Все, что, как вам кажется, нуждается в какой-либо доработке, смело перемещайте из головы в «корзину». Это поможет ничего не забыть и периодически возвращаться к ее содержимому.

Визуализируйте задачу и пути ее решения, если это требуется.

Сведите задачи в лаконичную систему.

На начальном этапе соберите воедино все неоконченные дела, не зависимо от градуса их важности. Все, что вас беспокоит и вызывает желание каким-либо образом изменить: например, разобрать ящики стола. Или любые дела из разряда «я собираюсь…», «мне нужно…», «я хотел бы…», все вопросы в режиме решения, все отложенное «на потом».
Где и как хранить? Вам пригодится:

• Корзина для входящих
• Листы и блокноты
• Электронные носители (смартфон, планшет)
• Средства для записи голосовой информации (диктофон)
• Электронная почта
• Высокотехнологичные устройства, менеджеры задач и CRM системы

Чтобы мыслить ясно – освободите свой мозг

Все лишнее - прочь из головы. Наш мозг так устроен, он постоянно пытается уследить за всем и сразу. При этом нам с каждым днем поступает все больше новой информации, которой тоже нужно место и которая отодвигает на второй план уже имеющиеся нерешенные вопросы. Чтобы оперативно собирать «рутину» в корзину всегда держите при себе блокнот и ручку или другие инструменты сбора данных. Храните все насущные вопросы в одном месте – в корзине.

Сведите число емкостей для входящих материалов до минимума. Пусть их будет ровно столько, сколько вам действительно нужно. Еще одно непременное условие – их доступность. Где бы вы не находились у вас должна быть возможность обратиться к их содержимому: в ожидании рейса на самолет, по дороге на работу, во время ланча в кафе и т.д. Всегда, когда вам понадобиться зафиксировать информацию или решить часть дел из списка уже имеющихся. Письменные заметки нуждаются в систематизации и обработке. Аккуратно раскладывайте их в специальные контейнеры, а не распихивайте по углам рабочей зоны.

Регулярно опустошайте хранилище данных

Систематически проводите ревизию содержимого корзин. Это не значит, что нужно за раз одним махом решить все накопившиеся проблемы. Извлекайте по одной. Решайте, как поступить с каждой в отдельности. Не хватайтесь за вторую, пока не разобрались с первой. Если решение вопроса может занять больше двух минут, ставьте в очередь приоритетных. Когда информация уже не актуальна - выбрасывайте. Забываете чистить корзину – со временем она превратится в неконтролируемые груды мусора.

Важно: Никогда и ничего не возвращайте назад в корзину.

Разбираясь с содержимым корзины вы:

• избавляетесь от лишнего и ненужного;
• решаете двухминутные задачи;
• можете делегировать некоторые задачи другим людям;
• приводите в порядок свою систему организации, назначаете напоминания для дел требующих более двух минут;
• намечаете более серьезные задачи и проекты.

Алгоритм обработки содержимого корзины

Когда вы разбираете содержимое корзины, чтобы проанализировать, что делать с накопившимся материалом просто задайте себе вопрос: «А есть ли в этом смысл?»

Если НЕТ, то действуем по следующей схеме:

Уже не пригодится ? в мусор;

Пока не нужно предпринимать какие-либо действия, но возможно в будущем понадобится ? пока придержим;

Это полезные сведения, они могут еще пригодиться ? надо пометить.

Заведите органайзер или календарь для данных с пометкой «Пока придержим» и «Надо пометить».

В случае, когда задача подразумевает активные действия стоит определить:

• Что сделать или каким должен быть результат?
• Что предпринять вначале?

Займитесь решением задачи лично, временно отложите  или делегируйте тому, кто справится. Итого перед вами три пути:

1. Осуществить требуемые действия. Не откладывать на потом если решить вопрос можно за две минуты.

2. Делегируйте. Если на решение требуется более двух минут и не обязательно выполнять лично вам, перепоручите его другому.

3. Временно отложите. Когда на выполнение действия требуется больше двух минут и нельзя поручить другому человеку, отложите до более благоприятного времени. Только не забудьте сделать соответствующую отметку в «Списке приоритетных дел».

Как поддерживать систему в актуальном состоянии?

Разбирая содержимое корзин, вы сортируете данные по различным категориям – формируете списки напоминаний. Как это выглядит? К примеру, записи на страницах блокнота, ежедневника, компьютерная программа, календарь, папки или файлы с материалами.

Проект это всегда многоступенчатый процесс. Тот ожидаемый результат, который хочется достичь, для чего нужно предпринять ряд активных действий. Лучше чтобы перечень проектов был на виду, например в основном списке. Так как к нему вы будете обращаться наиболее часто, планируя последующие шаги по каждому из них пока не достигните желаемого результата, его завершения. Не обязательно перечислять свои задумки в каком-то определенном порядке по степени важности, например. Главное чтобы они были в основном перечне, потому что с ним придется работать довольно часто.

Для работы над проектами вам понадобятся вспомогательные материалы. Подобную сопутствующую информацию лучше хранить в отдельном месте: папки, органайзеры, компьютерные файлы и пр. И обеспечьте к ней быстрый доступ, она должна быть всегда под рукой.  

Выбросьте списки дел на день. Они бесполезны потому что:

• Невозможно предусмотреть все заранее. За день мы получаем много новой информации, из-за которой приходится вносить коррективы в ежедневную работу. Решать новые проблемы вместо намеченных, постоянно переносить нерешенные задачи на следующий день.
• Несрочные/необязательные дела в основном перечне отвлекаю внимание от более важных.

Календарь и «Списки приоритетных дел» более эффективны. Так в календаре можно отмечать напоминания о событиях, которые состоятся в определённый день или час, сведения, привязанные к точной дате. Например, встреча с заказчиками во вторник в 14.00, в среду дозвониться до Иван Иваныча, 26 июня юбилей компании.
Если вы внесли какую-то задачу в календарь, то ее обязательно нужно выполнить либо отказаться от реализации. НО НЕ ПЕРЕНОСИТЬ (искл.: если изменилась дата/время деловой встречи).

Для срочных дел есть «Списки приоритетных дел». Имея такой перечень задач под рукой, не придется заниматься переписыванием напоминаний на следующий день. И потом в него при необходимости можно внести изменения. Все задания, требующие вашего непосредственного участия  и занимающие более нескольких минут вносите в данный реестр. Вы сможете обращаться к нему, как только появиться свободное время. Если список получается слишком большим, более 30 дел имеет смысл разбить его на категории: «звонки», «письма», «решения по задаче» и пр.

Дела «на потом»

Выделите в вашей системе место еще для двух групп заданий: «Со временем» и упорядоченные напоминания. К примеру, в корзине «Входящие» вы обнаружили буклет с анонсом спектакля, который состоится только через полгода. Вы не можете загадывать на такой долгий срок, но пойти все же хотите. Как поступить? Переложите в список «На потом» чтобы была возможность вернуться к этому вопросу ближе к намеченной дате. Перечень дел «Со временем» и упорядоченные напоминания помогают организовать подобную информацию.

«Со временем» все то, что вы хотите осуществить не сейчас, но в перспективе. Такой список позволит не забыть, и в тоже время будет стимулировать к активным действиям, как только появится наиболее подходящее для этого время. Например:

• выучить итальянский,
• прыгнуть с парашютом,
• отправиться в путешествие по Африке и пр.

Данный перечень можно разделить на подгруппы, например:

• Места, которые я планирую посетить
• Книги, которые я хочу прочитать
• Блюда, которые я хочу приготовить

Упорядоченные напоминания – своего рода список подсказок на определенный день. Например: 10 числа каждого месяца вносить оплату за коммунальные услуги, 18 мая состоится концерт любимой рок группы и все в таком роде.

Регулярно просматривайте свои списки задач

Для полноценной работы вам понадобиться функциональное рабочее пространство в офисе, дома или в путешествии/поездке. Где бы вы не находились у вас должен быть доступ к корзине с «Входящей» информацией. Возможность обратиться к списку дел, как только выдастся свободная минутка.

Регулярный просмотр таких каталогов позволяет очистить сознание от всего лишнего, разгрузить мозг от необходимости постоянно помнить о текущих задачах. Для этого необходим еженедельный обзор проблем. В особенности это касается дел подразумевающих активные действия.

Во время такой инвентаризации вы:

• набираете и обрабатываете имеющуюся информацию;
• пересматриваете систему в целом;
• обновляете каталоги;
• структурируете, проясняете, продвигаете и завершаете ряд задач.

Регулярный обзор системы позволяет ее дополнять и поддерживать на уровне.

Ревизия системы помогает упорядочить, прояснить, завершить насущные вопросы и договоренности. Это то же самое как приводить дела в порядок перед отпуском. Только производиться это должно не раз в год, а каждую неделю. Вы сами определяете, сколько вам требуется на это времени.

Действия

Умение принимать верные решения по любому текущему вопросу вот на что в конечном итоге направлен метод управления рабочим процессом. 
Как определить, к примеру, чем заняться во вторник в 14:15?

Есть четыре критерия:

• Контекст. Действия, которые можно выполнить лишь в определенном месте, обстановке: дома, в офисе, дела которые можно сделать только при наличии телефона или компьютера.  
• Резерв времени. Допустим у вас важная встреча через 5 минут. Данный временной интервал ограничивает ваши возможности выполнить какую-либо задачу, решение которой займет больше времени.
• Внутренние резервы. Оцените свое состояние. Достаточно ли у вас энергии? Поскольку на выполнение некоторых задач могут понадобиться значительные творческие или физические усилия. Или напротив, не потребуется никаких усилий.
• Приоритетность. Когда в наличие есть первые три пункта нужно определить, какое из выполненных дел принесет максимальную пользу. К примеру, вы находитесь на своем рабочем месте. У вас под рукой компьютер, телефон, вы в прекрасной форме, вас переполняет энергия, и впереди целый час свободного времени. Что вы предпримете? Разберете электронную почту, займетесь подготовкой к предстоящим переговорам или позвоните приятелю, чтобы обсудить предстоящие выходные?

Так или иначе, но в этот момент важно внимательно прислушаться к своей интуиции и грамотно расставить приоритеты. Что значимее?

Секрет успеха в естественном планировании

КАК НЕ НАДО ДЕЛАТЬ

Зачастую большинство людей не считают нужным строить планы. В особенности это касается первоочередных задач. «Ты заказал билеты на самолет? Ты же хотел это сделать!». В итоге вы переходите в режим экстренного планирования. На решение вопроса бросаются все силы, время, подключаются новые люди и пр.

МОДЕЛЬ ЕСТЕСТВЕННОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

Мозг – ваш самый лучший планировщик. Каждый день вы продумываете свои действия, когда идете за покупками, выбираете что одеть или где пообедать. И даже если мы этого не замечаем, в эти моменты в голове происходит сложный многоступенчатый мыслительный процесс.

Зачем? + стандарты и ценности. Определяем цели и принципы.

• Видение. Каким мы видим конечный результат.
• Генерирование идей. Мозговой штурм.
• Упорядочение действий. Организация.
• Определяем следующие действия. Как перераспределить ресурсы, чтобы достичь желаемого результата.

К примеру, вы решили поужинать в ресторане. Как только это произошло, запустился процесс планирования. Вы решаете: Во сколько? Нужно ли заказывать столик? Доехать на машине или вызвать такси? Как одеться? и пр. То есть начинаете самым естественным образом планировать очередной проект.

Попробуйте также естественно планировать ваши рабочие проекты. Просто представьте, как должен выглядеть конечный результат. С помощью «мозгового штурма» наметьте, какие шаги нужно предпринять для его реализации.  Если чувствуете, что какие-то из ваших проектов застопорились, попробуйте применить модель естественного планирования чтобы сдвинуть их с места.

Заключение

Следовать данному методу не трудно, если выработать у себя привычку:

• выкидывать все из головы
• предвидеть последовательность необходимых действий и конечный результат
• систематически просматривать и актуализировать перечень всех рабочих и жизненных процессов

Чуточку времени и терпения, и вы овладеете искусством эффективно разбираться с проблемами без стресса.

И в конце несколько приемов для самомотивации:

• Приготовьте личный рабочий инструментарий. Организуйте рабочее место. Заведите контейнеры для входящих материалов. Купите удобный блокнот, ежедневник для ведения каталогов, с которым вам будет удобно работать. Меняйте рабочее пространство на свое усмотрение: повесьте любимую картину, уберите все лишнее, обновите канцтовары. Главный критерий чтобы вам было удобно и комфортно.

• Выделите время, чтобы разобрать завалы дома или в офисе. Сформируйте свою рабочую систему на основе данных рекомендаций.
• Делитесь с близкими и друзьями полезными приемами, которые почерпнули из книги.
• Снова перечитайте книгу «Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса» спустя пару месяцев. Чтобы освежить в памяти ключевые моменты, осознать то, что возможно ускользнуло от внимания при первом прочтении.