За актуальность базы объектов в агентстве недвижимости обычно отвечает либо условный Вася, либо эта миссия по умолчанию возлагается на всех агентов. 

Почему это не работает

Чем больше база агента (когда сам себе риелтор) или агентства, тем больше потенциальных сделок. Но когда объектов много, сложно уследить, какие из них уже проданы, сданы в аренду или приостановлены/сняты с продажи по инициативе собственника. Допустим тот передумал, потому что изменились обстоятельства или решил подождать пока рынок недвижимости не стабилизируется. Причин много, последствия не критичны, но малоприятны. Агенты могут рассчитывать на данную квартиру и предлагать ее покупателям, договариваться о просмотрах. Это не очень хорошо для репутации агентства, т. к. покупатель может подумать, что его хотят обмануть, предлагая несуществующие квартиры. К тому же, это лишние расходы на рекламу, объекты уже не актуальны, но продолжают публиковаться на досках объявлений.

Что предпринять

В библиотеке бизнес процессов INTRUM CRM для риелторов есть готовый шаблон для работы с "неактивными" объектами, как им воспользоваться можно прочитать здесь "Автоматизация работы с неактивными объектами в агентстве недвижимости" 

Но есть еще один бизнес процесс для отслеживания неактуальных объектов по дате редактирования. 

Допустим

1. Сотрудник внес изменение в карточку объекта: добавил еще один контакт собственника, поставил новую цену и пр. Или добавил свой комментарий: "был просмотр" с кратким пояснением. Вместе с этим меняется текущая дата, то есть если объект был создан 2 марта, а отредактирован 20-го, в поле даты подставится последнее число и запуститься новый счетчик. А сам объект будет числиться как активный.
                                                           

2. Когда в карточку объекта ни правок, ни комментариев не добавлялось, например, в течение 30 дней срабатывает бизнес процесс и ответственному сотруднику (модератору) отправляется уведомление "Проверить актуальность". 

Сотрудник звонит собственнику и уточняет информацию. По итогам либо обновляет дату и запускается новый счетчик, либо удаляет объект. 
  • Если сотрудник получил уведомление, но проигнорировал или забыл подтвердить актуальность объекта, такое же уведомление отправляется руководителю, который на свое усмотрение может поставить задачу сотруднику, проверить самостоятельно или удалить его. 

  • Также можно настроить автоматическое удаление (без проверки) для объектов, которые не редактировались и не комментировались сотрудниками в течение 30 дней или любого другого срока.  

Используйте этот бизнес процесс, чтобы 

  1. Поддерживать актуальность базы собственников.
  2. Не тратить время на "ручной" поиск и регулярный прозвон по базе объектов.

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках