Как организовать совместную работу сотрудников внутри отдела в CRM

Ситуация 1
РОП: - Вась ты выслал коммерческое предложение ООО «Ромашка»?
Вася: - Нет, а надо было? Это же поручали Пете.
Петя: - В первый раз об этом слышу. А у кого есть контакты ООО «Ромашка»? Они вообще, чем занимаются?

Ситуация 2
Даша и Глаша работают над одним проектом удаленно. Все общение по телефону и email. Постоянно приходится что-то уточнять, вносить коррективы. Почта перегружена письма, слишком большой объем переписки. Периодически возникает путаница в версиях. Даша вносит правки, отправляет Глаше, та в недоумении – это же старый вариант. В такой ситуации невозможно оперативно решать вопросы.

Ситуация 3
Менеджеры отсылают клиентам старую версию коммерческого предложения. Работают по неактуальным прайсам т.к. новые еще не спустились по цепочке руководителей.

Ситуация 4
Сотрудники отдела собираются в курилке, чтобы обсудить текущие дела, проекты. За неимением альтернативы создают группы для общения и обсуждения рабочих вопросов  в соцсетях.

Ситуация 5
Новости о компании сотрудники получают через информационную доску и emailрассылку. Но это не всегда удобно и вовремя. Доска объявлений не пользуется популярностью, а сразу непрочитанные письма теряются среди более приоритетных.

Когда компания небольшая, всего 2-3 человека сидящих в одной комнате проблемы коммуникации нет. Но если сотрудники сидят в разных кабинетах, на разных этажах, в разных подразделениях, городах, странах без CRM однозначно не обойтись.

Как организовать совместную работу отдела  в INTRUM?

Примеч.: при этом совершенно не важно, где находятся ваши сотрудники в одном помещении, на разных этажах, в противоположных районах города или других странах.
Для начала создаем рабочую группу, допустим «Реклама». Добавляем в список сотрудников, которые в нее войдут.

Распределяем роли. Назначаем ответственных. Настраиваем права доступа к рабочим материалам. Например, в зависимости от разрешенных администратором/руководителем прав доступа пользователи могут/не могут:

• просматривать/редактировать клиентские карточки
• просматривать/редактировать документы, бланки договоров/счетов и пр.
• просматривать/редактировать профили других сотрудников
• совершать звонки из системы
• заходить в систему с других IP адресов (домашнего компьютера, личного планшета, смартфона и пр.)
• просматривать/редактировать данные группы сотрудников других отделов

После того как группа сформирована, приступаем к рабочему процессу. Назначаем сотрудникам отдела задачи.

Стандартные

РОП ставит задачу менеджеру Васе «Отправить коммерческое предложение ООО “Ромашка”».

или

РОП ставит одну задачу на двоих: менеджеру Васе «Отправить коммерческое предложение ООО “Ромашка”», а Гене «Позвонить в компанию и узнать результат (получено/не получено)».

Свободные

Руководитель предлагает задачу сотрудникам отдела дизайна: «Придумать оформление упаковки нового бренда кофе».

Даше задача показалась интересной, и она берет ее себе в работу. Т.е. она сама назначила себя Исполнителем.

Личные

Менеджер Толик ставит себе самому задачу «Прочитать за месяц 10 книг по саморазвитию и мотивации». В этом случае он Постановщик и Исполнитель в одном лице.

Менять статусы задач «Новая», «В работе», «Заморожена», «Удалена» могут Постановщик и Исполнитель.

Сотрудники отдела могут совместно работать с одним документом, файлом, проектом. Одновременно вносить изменения не волнуясь  за сохранность вносимых правок, всегда сохраняется последняя версия.

Менеджеры могут просматривать карточки клиентов/продуктов: историю общения, звонки, переписку, контактные данные. Вносить изменения.  Во избежание путаницы и нездоровой конкуренции можно закрепить за конкретным сотрудником конкретных клиентов ограничив доступ к этим данным всем остальным. Информация будет видна только назначенному менеджеру и руководителю/администратору.

Актуальные новости компании можно прочитать, перейдя на главную страницу Интранета. Здесь же можно добавить новость, опубликовать документы, видеоматериалы, полезные ссылки (если для сотрудника настроены права на добавление/редактирование). У сотрудников есть возможность поделиться собственным мнением, обсудить в комментариях опубликованный инфоповод.

Плюс к тому сотрудники получают оповещения об изменениях в новостной ленте. Так что важная информация не пройдет мимо.

Обсуждать рабочие моменты, общаться, делиться интересными бизнес идеями можно во внутреннем онлайн чате.

КПД системы INTRUM

Возможно, сразу вы не почувствуете, но…

Отсутствие необходимости:

• шерстить почту в поисках нужного письма
• созваниваться по 20 раз на дню и висеть на телефоне по часу обсуждая детали проекта
• бегать из кабинета в кабинет или что хуже по разным этажам, согласовывая правки
• задерживаться на работе допоздна, потому что половина рабочего времени была потрачена на все вышеперечисленные манипуляции.
• помогает соблюдать баланс между работой и личной жизнью.

Забудьте про оптимизацию рабочих процессов и повышение эффективности трудочасов. Вместе с CRM вы получаете сами и даете своим сотрудникам нечто более бесценное – ВРЕМЯ. На общение с семьей, друзьями, на отдых, личностное развитие, на генерирование свежих идей.

Вам же не нужны измотанные и выжатые как лимон сотрудники, которых уже не мотивирует самый крутой бонус?