От Хаоса к порядку
Обзор книги "Принцип пирамиды Минто"

Учимся составлять деловые документы по методу Барбары Минто. Речь пойдет о том, как структурировать текст и сделать его читабельным.

Хотя книга «Принцип пирамиды Минто» сама по себе немаленькая, Барбара Минто осталась верна своему методу и сформулировала все самое важно буквально на первых страницах. В ее основе заложена довольно простая идея – текст делового документа воспринимается легче, когда он структурирован. Барбара Минто предлагает выстраивать текст по принципу пирамиды, «сверху вниз». Все начинается с введения в тему.

Введение или вводная часть

Чтобы читатель был «в теме», начинаем повествование с описания ситуации/проблемы, о которой далее пойдет речь. Введение Барбара Минто предлагает выстраивать  по следующему алгоритму: “Ситуация - Развитие ситуации-Вопрос-Ответ”. Т.е. описали ситуацию – обрисовали возможную проблему – чем вызвали у читателя немой вопрос – и сами же на него ответили (обобщающим Утверждением подкрепленным цепочкой более мелких).
Главное утверждение – логическое завершение вводной части и ответ на затронутый в ней вопрос. Требует обоснования, которое дальше вам и предстоит дать.

Группы идей (утверждений)

Это группа поддержки Главного Утверждения. Их задача аргументировать, дополнять, детализировать. Могут выстраиваться горизонтально: когда отношения между идеями строятся по методу индукции или дедукции и располагаются в соответствии с нужной логикой. Или вертикально, в форме диалога «вопрос-ответ».

НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ по написанию ВВОДНОЙ ЧАСТИ:

  • в ней не должно быть неизвестной читателю информации. Избегайте формулировок, требующих обоснования. Текст введения должен напоминать, а не давать новую информацию.  
  • постоянство 3-х элементов. Ситуация, Развитие Ситуации и Решение, в форме повествования. Располагаться могут как угодно, последовательность на ваше усмотрение. Но их наличие принципиально.
  • объем вводной части. Строгих требований к объему нет. Главное чтобы введение было информативным и полным (история проблемы, исследования, предположения и т.д.).

 Диалог «вопрос-ответ»

Всегда представляйте, что вы разговариваете с читателем. Такой прием поможет правильно определить последовательность изложения,  сгруппировать идеи на каждом уровне. Например, вы даете новую вводную, далее следует реакция читателя «Как?», «Почему?», «Для чего?» - ваша задача предвидеть возможный вопрос и дать ответ на следующем уровне. Цепочку можно продолжать до тех пор, пока вы не дойдете до окончательного утверждения, которое по вашему мнению не вызовет вопросов. 

 

Индукция и дедукция

Иерархия идеи/утверждений в каждой из групп должна выстраиваться по определенной логике: либо индукция, либо дедукция.

Метод дедукции – от общего к частному (человек – индивид - личность).  

Метод индукции – от частного к общему. На первый взгляд не связанные друг с другом факты приводим к общему знаменателю. Например, причины, проблемы, возможности, рекомендации и пр. Данный метод лучше подходит для сбора аргументов в пользу Главного вышестоящего уровня.

Логическая последовательность

Расположение идей одной группы/уровня зависит от выбранного метода. Если дедуктивный - главная идея, второстепенная и заключение. Если индуктивный – порядок изложения на ваше усмотрение. 

Для индуктивного метода Барбара Минто предлагает 3 вида логических цепочек:

  • Хронологическая последовательность. Нужна в случае, если вы описываете какой-то процесс. Когда результат достигается поэтапно, т.е. нельзя перейти на новый не завершив предыдущий.  
  • Структурная последовательность. Когда нужно дать описание структуры (отрасль, компания и пр.). При этом выделяемые элементы порознь должны быть взаимоисключающими, но вместе характеризовать объект.  
  • Сравнительная последовательность. Когда события/факты ранжируются по степени важности.  

Теперь, когда идеи уровня выстроены в логическую цепочку, нужно убедиться в правильности вышестоящего обобщающего утверждения.

Несколько советов от Барбары Минто:

  • Избегайте пустых утверждений. Ничего не значащие формулировки типа: цели, проблемы, причины и пр., – только указывают на вид утверждений, но не на их взаимосвязь.  
  • Группу идей, описывающих действия, обобщайте формулировкой результата. Как правило, любые действия описываются в хронологической последовательности соответственно результат этих действий, и будет обобщением.
  • Идеи, описывающие ситуации, обобщайте по единому признаку (субъект, объект, утверждение). И не забывайте, что обобщающее утверждение не должно быть пустым.

Чтобы проверить пирамиду на прочность Барбара Минто предлагает «3 золотых правила»:

  • Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать те, что сгруппированы ниже. 
  • Идеи каждого уровня должны быть взаимосвязаны.
  • Идеи каждого уровня должны быть расположены в логической последовательности.

Идеальным считается вариант, когда читающий улавливает вашу мысль в первые 30 секунд, прослеживает связь между группами идей. Облегчить восприятие текста можно с помощью форматирования.  

Иерархия заголовков
 
– заголовок не должен выделять только один абзац, раздел или подраздел;
– единообразное оформление идей одной группы;
– лаконичность формулировок (основная мысль);
– заголовок не должен наводить на размышления. Это всего лишь элемент зрительного восприятия текста;
– заголовок не должен идти сразу после названия документа. Сначала нужно дать понять,  о чем пойдет речь в документе.

Нумерация и подчеркивание утверждений

– следуйте алгоритму «вопрос-ответ».  
– четко и лаконично формулируйте утверждения (максимум 10 слов);
– придерживайтесь структуры дедукции или индукции (не более 4-х суждений для дедуктивной цепочки и не более 5-ти индуктивной).

Многоступенчатая индексационная нумерация. Наиболее эффективна в комбинации с иерархией заголовков. Это поможет быстрее вспомнить прочитанное, в случае, когда документ изучался ранее.  

Вынесение идей в отдельный блок. Имеет смысл, в случае если документ небольшой (Прим., одинаковая грамматическая форма для формулировок идей одного уровня).  

Маркированные списки. Помогают выделить главные идеи.   

Элементы, связующие текст.

  • Подводки к разделам. К каждому утверждению Главного уровня нужно дать небольшую предысторию (по схеме Ситуация – Развитие Ситуации – Вопрос). 
  • Повтор выражений. Для написания новых разделов можно использовать идею или фразу уже упоминавшуюся ранее, в качестве вводного предложения к какой-либо части документа.
  • Обобщающие разделы. В конце каждой длинной главы или раздела обобщайте сказанное, прежде чем переходить к следующей. 
  • Заключительная часть документа. Это не должно быть простым перечислением всего вышеизложенного. Оно должно подчеркивать важность прочитанной информации, побуждать к решительным действиям.

Вот собственно и вся «Пирамида Минто». Остается только сказать, что данный метод применим исключительно для структурирования различного рода документации (письма, документы и пр.).

К СПИСКУ СТАТЕЙ

 

попробовать CRM бесплатно
*бесплатный период использования 14 дней

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках