Сводные таблицы и диаграммы, табели учета рабочего времени сотрудников, база данных клиентов в Excel файлах в свое время были незаменимы и удобны, сейчас скорее навевают тоску. Да и потом привычное не всегда значит удобно. 

Почему лучше перенести всю базу данных в CRM 

1. Единое информационное поле. Вы до сих пор храните важные сведения в разрозненных файлах Excel и тешите себя иллюзией полного контроля и организованности? В действительности это создает массу неудобств, нет единого доступа (нужно настраивать общий доступ, например, через Google диск). Нельзя разграничивать права на просмотр отдельных сведений, строк или ячеек таблицы. Нет защиты от случайного или намеренного удаления данных, от создания дубликатов. В CRM информация о клиентах, контактах, продажах собрана в одном месте, автоматически записывается новая (звонки, сообщения). В INTRUM есть приложение поиска дубликатов, помогающее выявлять повторы. Можно разграничивать доступ сотрудникам по выбранным параметрам к отдельным элементам системы, сведениям. CRM позволяет создать единое информационное поле для всей команды менеджеров, маркетологов, сотрудников сервисного обслуживания. 

2. Портрет клиента. В таблицах можно хранить контакты, фиксировать сделки, но могут возникнуть проблемы с обновлением данных, важная информация может быть заменена или потеряна. Да и не видно как в каждом конкретном случае ведется работа менеджера с клиентом. Сложно отследить этапы сделки, вовремя увидеть, если что-то пошло не так и она зашла в тупик, проверить сотрудника на добросовестность. В CRM фиксируется каждый шаг, каждая заметка, разговор и сообщение. Информация сохраняется в системе на весь LTV (жизненный цикл клиента). Это дает возможность создать максимально полное представление о клиентах, выстроить более доверительные отношения с ними. И даже если у вас полностью обновится весь отдел продаж или клиентского сервиса следующему поколению будет, с чем работать и от чего отталкиваться. 

3. Экономия времени и минимум на бумажную работу. Больше всего на свете и даже больше трудных клиентов менеджеры не выносят тратить время на написание отчетов, составление таблиц и графиков. Не потому что сложно, потому что простая на первый взгляд работа, не требующая особых интеллектуальных навыков отнимает на деле львиную долю времени. Сначала собрать информацию по разным источникам, потом вручную высчитать нужные сводные показатели, обработать массу различных данных и постараться не сделать ошибку иначе вся работа насмарку и придется начинать сначала. В CRM ручная работа сведена до уровня пары кликов, необходимых чтобы задать параметры вывода данных. Например, можно создать бизнес-процесс, чтобы определенная задача назначалась сотруднику автоматически в конкретный день недели или скрип по обслуживанию клиентов, всплывающий при звонке. Настроить генерацию отчета о продажах по каждому менеджеру или целиком по отделу в конце каждой недели. Если у вас вся информация хранится только в CRM, нет необходимости собирать актуальные данные, система по заданному алгоритму сама выведет на рабочий стол все требуемые графики по первому вашему запросу. 

4. Система напоминаний. В таблицах нет автоматических извещений о необходимости перезвонить, переназначить встречу, переадресовать заявку на другого менеджера, поздравить клиента с днем рождения или отправить документы, о которых договаривались. Отслеживать и контролировать придется вручную, что при большой клиентуре физически довольно проблематично. В CRM система напоминаний есть. Их можно создавать непосредственно из профиля клиента, сделки или отмечать в календаре, задавать день и время с точностью до минуты. Напоминания появляются в виде всплывающих сообщении со звуковым сигналом, поэтому не заметить их сложно. 

5. Масштабирование бизнеса. Пока вы отслеживаете своих клиентов по таблицам, ищите историю сделок, открываете одну за другой разные программы, вы тратите время на нужные, но не приоритетные вещи. В итоге ваш бизнес растет медленнее, чем хотелось бы и вы упускаете отличные возможности. CRM экономит ваше время, автоматизируя все основные бизнес-процессы: управление кадрами, продажи, клиентский сервис, маркетинг, авто заполнение договоров, выставление счетов и так далее. Помогает расставить приоритеты и сосредоточиться на главном, на развитии бизнеса. 

6. Безопасность. Электронные таблицы не спасут ваших клиентов от риска быть стертыми по случайности или злому умыслу. То что здесь можно легко удалить, напутать, продублировать или скопировать в CRM сделать проблематично. Во-первых, потому что всегда есть резервная копия, данные просто так не удаляются, то есть его всегда можно отменить. Во-вторых, есть разграничение прав доступа, вы сами выбираете кому из сотрудников какую информацию доверять. В-третьих, есть логирование, то есть всегда можно отследить кто и где наследил и жестоко покарать, если очень хочется. Любому бизнесу важно завоевать и сохранить доверие клиентов, а потому безопасность превыше всего и хранить данные лучше в CRM. 

Подытожим

  • В свое время таблицы были лучшим решением, но времена изменились. Пора перестать цепляться за старые технологии.
  • Большой минус таблиц в их разобщенности, для разных данных разные файлы. 
  • CRM позволяет строить бизнес на едином фундаменте. Обеспечивает сохранность, актуальность, простоту доступа и использования, безопасность.

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках