Федеральный закон об online-кассах от 2016 года говорит: все специализированные устройства должны пересылать электронный вариант чеков в налоговую через ОФД. Отправлять его на email или телефон покупателя, при покупках в сети. И соответственно под запрет подпадают контрольно-кассовые машины (ККМ) старого образца, не способные дублировать чеки в ФНС. 
Отличие online-кассы new образца в том, что она может: отпечатывать QR-код и ссылку; отсылать дубликат эл. чеков в ОФД и клиенту совершившему покупку; оснащена встроенным ФН; дружественна лицензированным ОФД.

Кому online-касса нужна?

Магазинам, которые
  • используют в работе ККМ;
  • занимаются продажей акцизной продукции;
  • имеют интернет-магазин;
  • оказывают услуги без специализированного аппарата (включая предпринимательскую деятельность на ЕНВД, УСН, ПСН);
  • владеют торговыми и вендинговыми автоматами, терминалами оплаты;
  • используют бланки строгой отчетности.

Нововведения в силе с 1.07.2017 года. То есть уже. Для работающих на ЕНВД и ПСН новация станет актуальна с 1.07.2018 г.

Как быть если online-кассы нет или она не соответствует введенным стандартам? 


  1. Купить ККМ поддерживающую трансляцию электронных чеков через ОФД в ФНС, если в имеющейся этой функции нет. Приобрести фискальный накопитель (ФН).
  2. Некоторые кассы можно доработать под новые параметры, если это предусмотрено производителем. Уточните, возможность доработки имеющегося оборудования: стоимость обновления, ФН. 
  3. Удостоверьтесь, присутствует ли ККТ в реестре ФНС через сервисы проверки. 
  4. Проверьте стабильность интернета. Важно обеспечить бесперебойный доступ, чтобы чек мог формироваться автоматически в любое время дня и ночи, в выходные и праздники без вашего участия. 
  5. Снимите с учета налоговой службы старую ККМ, если была. 
  6. Оформите договор с ОФД, куда касса будет отправлять сведения. Выбор оператора зависит от того, какие из них поддерживает ваша ККМ. Заключить договор можно удаленно через сайт ОФД. Цена вопроса от 3000 рублей в год. 
  7. После зарегистрируйте online-кассу через личное обращение в налоговую или на сайте службы. Во втором случае не обойтись без электронной подписи её можно получить, подтвердив личность в специализированном центре (МФЦ и пр.).
Регистрирование online-кассы через сайт:
  • Пройдите регистрацию в личном кабинете.
  • Заполните бланк заявки на nalog.ru
  • Добавьте идентификационный номер online-кассы и ФН.
  • Впишите сведения о ОФД.
  • После чего вам выдадут регистрационный номер ККМ.
Срок действия ФН стартует с момента активации: 3 года для УСН, ПСН, ЕНВД и 13 месяцев для ОСНО. ФН можно менять самостоятельно или через сервисный центр. По использованию старый хранить не менее 5 лет. 

Что нужно знать интернет-магазинам и online-сервисам, работающим по безналичному расчету?

Закон есть закон, если магазин ведет денежные расчеты через сайт касса нужна. И в случае, когда платежи сразу зачисляются на расчетный счет тоже. Теоретически они все равно приравниваются к поступлению в кассу. Все равно нужно выбивать чек и клиенту, и в налоговую. 

Отдавать распечатанный чек не строго обязательно. Если эта была online покупка, достаточно электронного, остальное по требованию. В случае, когда бумажная версия не актуальна эту функцию можно отключить. Такие аппараты есть, и они тоже входят в перечень ККТ. Подходят исключительно для интернет-торговли.

Обязанность выдавать чек лежит на том, кто производит расчет: магазин, платежный агрегатор, курьер (если плата взимается при получении). 

При платежах физлицами через банк на расчетный счет компании online-касса тоже нужна, даже если денег в руках не держали. Все то же, чек покупателю + копия в налоговую. При расчетах юридических лиц организаций и предпринимателей не обязательно. 

Когда нет возможности отдать бумажный экземпляр, но и чтобы не оставить покупателя без чека желательно не забыть запросить его данные: номер телефона, почту. Плюс согласие на обработку персональной информации. Иначе можно заработать штраф.  

С 1.07.2017 года все аппараты без соответствующего функционала автоматически снимаются с регистрации. Можно конечно понадеяться, что сотрудники налоговой службы не обратят на вас внимания, но риск заработать внеплановую проверку все же есть.
 
При УСН без online-кассы не обойтись, при ЕНВД можно пока об этом не беспокоиться.  

А если все-таки работать по-старому?

Можно получить штраф от налоговой. Минимум — 3 тыс. руб., максимум — запрет на торговлю.
  • Если ККМ не соответствует заявленным стандартам: ИП заплатят 3 тыс. руб., ООО — 10 тыс. руб.
  • Если работать без online-кассы: ИП придется отдать 25-50% от продаж (минимум 10 тыс. руб.), ООО 75-100% от продаж (минимум 30 тыс. руб.).
  • Если клиент просил отправить чек, а вы забыли или проигнорировали, готовьте  от 2 до 10 тыс. рублей.

Для кого касса не обязательна?

Рынки, ярмарки, не оборудованные фиксированными торговыми местами. Для предпринимателей, осуществляющих продажу печатной продукции (газеты, журналы), проездных и лотерейных билетов, ценных бумаг, мелкой продукции на разнос, напитков на розлив, торговлю предметов религиозного культа и прочее. Полный перечень есть на сайте ФНС. 

Как происходит продажа с помощью online-кассы на практике?

Оплата товара/услуги → создание чека → запись в ФН и обработка информации → отправка оператору ФД → сообщение 'чек получен' → трансляция данных в ФНС → электронная версия на email или телефон клиента.

Минусы:
  • ККМ всегда должна быть online иначе прием платежей остановится. 
  • Может выйти из строя. В этом случае потребуется замена.
  • Работает только с привязкой к ПК, должны быть установлены соответствующие драйвера.
Это если покупать аппарат, но можно арендовать виртуальный. Принцип работы тот же, единственное отличие, чек будет формироваться на созданной на сервисе 'кассовой ферме' вместо аналоговой. При этом ФН будет оформлен на интернет-магазин, как если бы ККМ была установлена непосредственно в нем. Плюсы: работает бесперебойно, не нужно докупать специальное оборудование. Минусы: регулярная арендная плата. 

Можно настроить интеграцию виртуального аппарата с платёжным сервисом. В этом случае взаимодействие кассы будет не с CMS, CRM магазина, а с платежным агрегатором. 

В чем удобство печати чеков через online-кассы из INTRUM?

Если кратко, это здорово упрощает работу с online-кассами.
 
Во-первых, вы можете выписывать счета и печатать чеки удаленно вне офиса и без прямого доступа к кассе, главное это наличие доступа к интернету.
 
Во-вторых, сотрудникам не нужно занимать очередь, чтобы воспользоваться кассой, это можно делать одновременно.
 
В-третьих, в системе сохраняется каждая история каждой продажи:
обращение клиента → покупка → счет → чек. 

То есть вся исчерпывающая информация в одном месте, а так гораздо проще вести сквозную аналитику по продажам. Плюс несложный процесс оформления платежей. 

Вы заходите в раздел 'Счета' и кликаете 'Создать новый' → выбираете 'Поступление' или тип оплаты 'Наличный', 'Карта' → вносите данные клиента → приобретаемый товар или услугу → выбираете статус счета 'Оплачен' → и сохранить или распечатать чек.

Запомнить

  • online-касса нужна даже если вы не имеете дел с наличными;
  • с июля текущего года все аппараты должны иметь ФН и транслировать через ОФД электронные чеки в ФНС и покупателю;
  • ККМ можно купить или арендовать виртуальный;
  • за уклонение от закона штраф.

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках