Коллективная работа с файлами

У руководителя компании N возникла идея открыть клуб для автолюбителей. Разработать стратегию рекламной кампании он поручил своему начальнику отдела маркетинга Сергею. Однако идея настолько захватила сотрудников компании, что все захотели принять участие в работе над проектом. Чтобы коллеги cмогли следить за разработкой проекта в режиме реального времени и делиться своими идеями, Сергей решил выложить документ в CRM. Оказалось, что постоянно загружать новую версию документа (после правок) очень неудобно. Было бы здорово, чтобы файл был в папке на рабочем столе компьютера Сергея, и все изменения в нем автоматически синхронизировались бы с файлом в CRM, который доступен и другим сотрудникам. Можно просто открыть файл в папке на рабочем столе в редакторе Word, внести правки, сохранить документ — и все правки сразу попадут в CRM.

Как ему это сделать?

В системе уже предусмотрена возможность интеграции с облачными хранилищами Яндекс.Диск и Dropbox. Чтобы настроить синхронизацию с CRM, заходим в раздел "Файлы" и кликаем "Новый":

Далее добавляем на выбор: Яндекс.Диск или Dropbox. В данном случае, Dropbox:

В появившемся окне авторизации разрешаем доступ к хранилищу:

Готово. Облачное хранилище появилось в меню:

С этого момента все документы, находящиеся в папке Dropbox, будут автоматически синхронизироваться с CRM. Физически файлы будут храниться в облачном хранилище; в системе отображаются лишь ссылки на них.

Права доступа на просмотр выгружаемых документов настраиваются индивидуально: например, для конкретного сотрудника или для всей команды.

Для этого выберите нужный файл и кликните на значок настроек:

В появившемся окошке выберите пункт "Параметры доступа" и отметьте нужный пункт:

Вы можете спокойно редактировать документы у себя на компьютере: любые изменения автоматически будут отображаться в уже отправленных сотрудникам файлах.

Каждому файлу соответствует определенная иконка: рисунок, текстовый документ и т. д.

Количество синхронизируемых документов ограниченно только объемами вашего Яндекс.Диска или Dropbox.

Таким образом, вы легко можете: